Cara Memilih Partner ERP yang Tepat

Bagaimana cara memilih partner ERP yang tepat? Ada temuan dari survei Panorama Consulting yang perlu diketahui sebelum membahas cara memilih partner ERP. Lebih dari 28% proyek ERP gagal atau tidak memberikan hasil sesuai ekspektasi, salah satu penyebab utamanya adalah pemilihan partner ERP yang tidak kompeten.

Angka ini bukan untuk membuat Kamu takut menggunakan ERP. Tapi untuk menegaskan satu hal yang sering diabaikan dalam proses evaluasi ERP. Sebagian besar perusahaan menghabiskan 80% waktu evaluasi untuk membandingkan fitur software, dan hanya 20% untuk mengevaluasi partner implementasinya.

Padahal kenyataannya justru terbalik. Software yang sama bisa menghasilkan implementasi yang luar biasa atau implementasi yang gagal total itu tergantung siapa yang mengerjakannya.

Mengapa Memilih Partner Lebih Penting Dibanding Memilih Software?

Banyak perusahaan yang memulai perjalanan ERP dengan asumsi bahwa memilih sistem yang tepat adalah kunci keberhasilan. Namun kenyataannya, vendor implementasi-lah yang paling menentukan apakah sistem ERP akan benar-benar menghasilkan nilai bisnis jangka panjang. ERP vendor yang baik berfungsi sebagai partner transformasi digital, bukan hanya sebagai penyedia teknologi. Mereka membantu perusahaan, bukan sekedar memasang software, tetapi juga menyelaraskan proses, karyawan, dan data di seluruh organisasi.

Contohnya seperti jika kustomisasi dilakukan berlebihan, maka dapat memperumit proses upgrade versi sehingga penting memilih partner implementasi berpengalaman untuk menjaga stabilitas sistem jangka panjang.

Software yang baik di tangan partner yang tidak tepat bisa berakhir dengan konfigurasi yang tidak sesuai dengan alur bisnis, data yang dimigrasikan tanpa diverifikasi, pelatihan tim yang tidak memadai, dan berujung pada sistem yang ditinggalkan begitu kontrak berakhir.

Hal Yang Harus Dilakukan Sebelum Mencari Partner ERP

Ini langkah yang sering dilewati dan yang paling sering menjadi akar masalah di kemudian hari.

Sebelum bisa mengevaluasi partner dengan efektif, perusahaan perlu menjawab beberapa pertanyaan internal seperti:

Apa masalah operasional utama yang ingin diselesaikan? Partner yang tepat untuk implementasi yang fokus pada efisiensi produksi berbeda dengan partner untuk implementasi yang fokus pada integrasi multi-channel penjualan.

Berapa anggaran yang tersedia secara realistis? Bukan hanya untuk lisensi software, tapi untuk total biaya implementasi termasuk pelatihan, migrasi data, dan dukungan pasca go-live.

Seberapa siap data internal perusahaan? Migrasi data sering kali dilakukan tanpa datanya diperbaiki terlebih dahulu, atau dilakukan oleh konsultan yang tidak mengerti akuntansi sehingga data di sistem ERP tidak akurat dan memerlukan implementasi ulang.

Seberapa siap tim internal untuk perubahan cara kerja? Ini faktor yang sering paling meremehkan dan paling menentukan.

Dengan kejelasan ini, evaluasi terhadap calon partner menjadi jauh lebih terarah.

Cara Memilih Partner ERP yang Tepat

Kriteria 1: Pengalaman Nyata di Industri yang Sama

Ini kriteria nomor satu yang tidak bisa diganggu gugat.

Setiap industri memiliki kebutuhan yang berbeda. Perusahaan manufaktur membutuhkan modul MRP, routing, dan BoM. Sementara perusahaan distribusi membutuhkan sistem multi-warehouse, barcode, dan integrasi logistik. Pastikan partner memahami industri kamu.

Partner yang pernah mengimplementasikan ERP untuk bisnis di industri yang sama sudah memahami:

Proses bisnis yang khas dan yang paling sering menjadi pain point
Regulasi lokal yang relevan (misalnya: kepatuhan pajak untuk industri keuangan, tanggal kedaluwarsa untuk industri F&B)
Konfigurasi apa yang biasanya dibutuhkan dan jebakan apa yang harus dihindari
Modul mana yang paling kritis untuk diimplementasikan lebih dulu

Cara memverifikasinya yaitu minta daftar klien di industri yang sama, dan jika memungkinkan, hubungi langsung untuk menanyakan pengalaman mereka.

Kriteria 2: Tim Bersertifikasi dan Berpengalaman

Pastikan kualitas tim implementasi memiliki pemahaman industri dan keahlian proses, mampu menangkap kebutuhan bisnis secara akurat, serta memberikan solusi yang tepat.

Untuk ERP berbasis platform tertentu seperti Odoo, sertifikasi resmi dari vendor platform adalah indikator kompetensi teknis yang bisa diverifikasi. Developer bersertifikasi memiliki pengetahuan teknis resmi dan mengikuti standar coding yang benar. Ini memastikan kustomisasi dan konfigurasi dilakukan dengan cara yang tidak akan menyulitkan upgrade versi di masa depan.

Tapi sertifikasi bukan satu-satunya yang perlu dievaluasi. Kombinasi yang dibutuhkan dalam satu tim implementasi:

Technical Developer: Memahami arsitektur sistem dan bisa menulis kode yang upgrade-friendly
Functional Consultant: Memahami proses bisnis dan bisa mengkonfigurasi alur kerja
Project Manager: Bisa mengelola timeline, komunikasi, dan ekspektasi

Tanpa kombinasi ini, proyek ERP hampir pasti akan menghadapi masalah di salah satu sisi.

Kriteria 3: Pendekatan yang Dimulai dari Analisis, Bukan dari Demo

Partner yang baik mampu melakukan analisis mendalam sebelum implementasi. Mereka harus memahami struktur organisasi, alur proses, tantangan operasional, hingga target bisnis jangka panjang.

Ini adalah indikator yang sangat jelas untuk membedakan partner yang serius dengan yang sekadar ingin closing kontrak.

Partner yang terburu-buru memberikan demo sebelum memahami kondisi bisnis kamu biasanya akan menghasilkan konfigurasi yang tidak sesuai dan masalah itu baru terlihat setelah sistem sudah go-live.

Tanyakan langsung di awal proses evaluasi: "Bagaimana pendekatan kamu untuk memahami proses bisnis kami sebelum mulai konfigurasi?"

Jawaban yang baik akan mencakup: discovery session atau workshop internal, pemetaan alur bisnis (kondisi sekarang) dan (kondisi yang diinginkan), dan dokumentasi gap analysis yang jelas sebelum ada kontrak ditandatangani.

Kriteria 4: Portofolio yang Bisa Diverifikasi

Perlu melihat portofolio proyek serupa yang pernah ditangani sebelumnya. Transparansi dalam kontrak kerja dan biaya tersembunyi juga menjadi indikator profesionalisme yang harus diperhatikan.

Cara memverifikasi portofolio yang benar:

Tanyakan detail proyeknya, bukan hanya nama kliennya. Ukuran perusahaan, industri, modul yang diimplementasikan, berapa lama prosesnya, dan apakah ada komplikasi yang terjadi serta bagaimana cara mereka mengatasinya.

Minta referensi yang bisa dihubungi. Partner yang confident dengan kualitas kerjanya tidak akan keberatan menghubungkan kamu langsung dengan klien sebelumnya.

Tanyakan juga proyek yang tidak berjalan mulus. Ini terdengar tidak biasa, tapi partner yang jujur akan bisa menceritakan tantangan yang pernah dihadapi dan pelajaran yang diambil. Partner yang selalu menjawab "semua proyek kami berhasil sempurna" patut dicurigai.

Kriteria 5: Transparansi Biaya yang Lengkap dari Awal

Tidak sedikit perusahaan yang kaget saat mendengar biaya implementasi yang diajukan karena jauh lebih tinggi dibandingkan perkiraan awal.

Ini bukan selalu tanda kecurangan tapi bisa menjadi tanda partner yang tidak cukup transparan atau tidak cukup profesional dalam menyusun proposal yang realistis.

Proposal biaya yang baik dari partner ERP harus mencakup secara eksplisit:

Biaya lisensi software (dan siapa yang membayar ke vendor platform)
Biaya implementasi dan konfigurasi
Biaya kustomisasi yang diperkirakan (dan bagaimana biaya tambahan ditangani kalau scope berubah)
Biaya migrasi data
Biaya pelatihan per kelompok pengguna
Biaya dukungan pasca go-live dan durasi yang termasuk dalam kontrak
Mekanisme penagihan untuk pekerjaan di luar scope awal

Jika ada komponen yang tidak disebutkan secara eksplisit, tanyakan langsung. Partner yang baik akan menjawab dengan jelas, bukan menghindari pertanyaan.

Kriteria 6: Metodologi Implementasi yang Terstruktur dan Terdokumentasi

Pastikan konsultan memiliki kemampuan analisis yang kuat untuk menganalisis proses bisnis dan merancang solusi sesuai dengan kebutuhan. Mereka juga harus memiliki kemampuan perencanaan yang baik untuk merancang roadmap implementasi yang jelas dan terstruktur.

Tanyakan secara langsung: "Apa metodologi implementasi yang kamu gunakan?"

Partner yang berpengalaman akan bisa menjelaskan fase-fase proyeknya dengan jelas: dari discovery, blueprint/desain solusi, konfigurasi, testing (UAT), pelatihan, go-live, hingga hypercare period. Mereka juga bisa menjelaskan bagaimana mereka menangani perubahan scope di tengah proyek karena hampir semua proyek ERP mengalami ini.

Metodologi yang tidak jelas, atau jawaban yang terlalu generik seperti "kami ikuti best practice industri" tanpa penjelasan konkret, adalah tanda yang perlu diwaspadai.

Kriteria 7: Kode yang Ditulis untuk Jangka Panjang, Bukan Hanya untuk Go-Live

Ini aspek teknis yang sering tidak ditanyakan oleh perusahaan non-teknis tapi dampaknya sangat besar dalam jangka panjang.

Kustomisasi yang dilakukan selama implementasi menentukan seberapa mudah atau sulitnya upgrade ke versi ERP yang lebih baru di masa depan. Partner yang tidak mengikuti best practice platform akan menulis kode yang berfungsi hari ini tapi menciptakan "hutang teknis" yang harus dibayar mahal ketika ada kebutuhan upgrade.

Pertanyaan yang bisa diajukan meskipun kamu bukan orang teknis:

"Bagaimana pendekatan kamu untuk memastikan kustomisasi yang dibuat tidak mempersulit upgrade versi?"
"Apakah kamu mendokumentasikan semua kustomisasi yang dibuat?"
"Apakah kamu menggunakan version control (seperti Git) untuk mengelola kode proyek?"

Partner yang baik akan menjawab pertanyaan ini dengan jelas dan konkret bukan dengan jawaban defensif.

Kriteria 8: Komitmen Dukungan Pasca Go-Live yang Jelas dan Kontraktual

Mereka mampu menyediakan support cepat, tidak hanya dari sisi IT tetapi juga dalam hal penyelarasan proses, karyawan, dan data.

Implementasi ERP tidak selesai di hari go-live. Tiga bulan pertama setelah go-live adalah periode yang paling kritis di mana tim baru mulai menggunakan sistem dalam kondisi nyata, bukan kondisi testing. Masalah yang tidak muncul selama UAT akan mulai terlihat. Kebutuhan pelatihan tambahan akan muncul. Dan ada saja proses yang perlu disesuaikan.

Evaluasi komitmen dukungan pasca go-live dengan menanyakan:

Berapa lama periode "hypercare" (dukungan intensif setelah go-live) yang termasuk dalam kontrak?
Seperti apa mekanisme pelaporan dan penanganan bug atau masalah teknis?
Berapa waktu respons yang dijanjikan untuk masalah kritis vs masalah non-kritis?
Apakah tim yang sama yang mengimplementasikan yang juga memberikan dukungan setelahnya?

Pertanyaan terakhir ini penting, tim yang berbeda yang mengambil alih setelah go-live sering tidak punya konteks tentang konfigurasi yang sudah dibuat, dan ini menciptakan masalah baru.

Kriteria 9: Komunikasi yang Responsif Sejak Awal

Ketika respons yang diberikan oleh vendor, terutama di proses pra penjualan saja sudah lamban, bagaimana bisa mengandalkan mereka saat implementasi sudah selesai nanti?

Ini bukan sekadar soal sopan santun. Kecepatan dan kualitas respons di fase pra-penjualan adalah prediktor yang sangat akurat tentang bagaimana partner akan merespons ketika ada masalah di tengah implementasi atau setelah go-live.

Perhatikan:

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk merespons email atau pertanyaan pertama?
Apakah jawaban yang diberikan spesifik dan relevan dengan kebutuhan yang disampaikan, atau generik?
Apakah mereka mengajukan pertanyaan yang tepat untuk memahami situasi bisnis kamu, atau langsung pitching solusi?

Tanda-Tanda Partner ERP yang Perlu Dihindari

Ini yang tidak kalah pentingnya dari daftar kriteria di atas.

Menjawab "bisa" untuk semua pertanyaan tanpa penjelasan konkret. Partner yang kompeten akan bisa menjelaskan bagaimana cara mereka melakukan sesuatu bukan hanya mengklaim bahwa mereka bisa.

Portofolio yang tidak bisa diverifikasi. Nama klien yang disebutkan tapi tidak ada referensi yang bisa dihubungi adalah tanda merah yang serius.

Proposal yang tidak mencantumkan timeline yang realistis. Timeline yang terlalu singkat tanpa penjelasan yang jelas biasanya berarti ada komponen yang tidak diperhitungkan yang akan muncul sebagai biaya tambahan di kemudian hari.

Tidak ada proses discovery sebelum proposal diberikan. Jika partner langsung mengirimkan proposal dengan angka yang detail tanpa pernah memahami kondisi bisnis kamu, angka itu tidak berdasarkan realita.

Tidak mau membicarakan potensi risiko. Partner yang jujur akan secara proaktif mendiskusikan risiko yang perlu diantisipasi bukan hanya menceritakan skenario terbaik.

Bergantung pada satu orang kunci. Jika semua pertanyaan teknis hanya bisa dijawab oleh satu orang di perusahaan mereka, itu risiko operasional yang nyata kalau orang itu tidak tersedia.

Cara Mengevaluasi Beberapa Partner Sekaligus

Untuk membuat perbandingan yang apple-to-apple, berikan semua calon partner skenario atau pertanyaan yang sama.

Minta proposal yang mencakup scope yang sama. Tanpa ini, membandingkan harga dari dua partner berbeda tidak bermakna karena mereka mungkin memasukkan komponen yang berbeda.

Lakukan sesi teknis, bukan hanya presentasi. Minta mereka untuk menjelaskan bagaimana mereka akan menangani satu atau dua proses bisnis spesifik perusahaan kamu. Ini langsung memperlihatkan kedalaman pemahaman mereka.

Libatkan pengguna kunci dari tim internal. Orang yang akan menggunakan sistem sehari-hari sering punya perspektif yang berbeda dan reaksi mereka terhadap cara partner menjelaskan solusi adalah indikator yang berguna tentang kualitas komunikasi yang akan diterima selama implementasi.

Pertanyaan yang Wajib Diajukan ke Calon Partner Sebelum Tanda Tangan

Ini daftar pertanyaan yang bisa langsung digunakan dalam proses evaluasi:

Berapa proyek ERP yang sudah kamu implementasikan di industri kami? Bisakah kami berbicara langsung dengan salah satu klien tersebut?
Siapa yang akan menjadi Project Manager untuk proyek kami, dan siapa saja anggota tim teknisnya?
Bagaimana pendekatan kamu untuk memahami proses bisnis kami sebelum mulai konfigurasi?
Bagaimana kamu menangani perubahan scope di tengah proyek?
Apa yang terjadi kalau timeline molor, apakah ada biaya tambahan?
Berapa lama periode dukungan pasca go-live yang termasuk dalam kontrak, dan apa yang terjadi setelahnya?
Bagaimana kamu memastikan kustomisasi yang dibuat tidak mempersulit upgrade versi ERP di masa depan?
Bisakah kamu tunjukkan contoh dokumentasi konfigurasi yang pernah kamu buat untuk klien sebelumnya?
Apa proyek ERP tersulit yang pernah kamu tangani, dan apa yang kamu pelajari darinya?
Bagaimana mekanisme komunikasi reguler selama proyek berlangsung?

Pilih Partner Dimulai dari Pemahaman, Bukan dari Produk

Implementasi ERP bukan sekadar memasang software baru. Proses ini membutuhkan analisis proses bisnis yang mendalam agar sistem yang dibangun benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Untuk kebutuhan tersebut, Ditama hadir sebagai partner Odoo resmi yang berpengalaman lebih dari 10 tahun untuk membantu permasalahan bisnis Kamu. Kunjungi halaman Jasa Implementasi ERP Odoo untuk penjelasan detil nya.

Penutup

Kalau ada satu kesimpulan dari seluruh artikel ini, ini yang paling penting:

Partner implementasi yang tepat adalah aset. Partner yang salah adalah liabilitas.

Menghemat biaya dengan memilih partner yang lebih murah tapi tidak kompeten hampir selalu berakhir lebih mahal dari implementasi ulang, biaya konsultan darurat, data yang harus dibersihkan, dan waktu yang hilang selama sistem tidak berjalan optimal.

Investasikan waktu yang cukup dalam proses evaluasi partner. Ajukan pertanyaan yang tajam. Verifikasi portofolio secara langsung. Dan pastikan partner yang dipilih memulai percakapan dengan memahami bisnis kamu bukan dengan memperlihatkan katalog fitur.

in ERP

Sign in to leave a comment